Mejores Prácticas para el Uso del Correo Corporativo

Una de las principales herramientas en el ámbito empresarial es el correo empresarial, porque ayuda a gestionar de manera eficiente los procesos de comunicación. Sin embargo, para un óptimo uso es necesario conocer cuáles son las mejores prácticas del correo corporativo.

Tabla de Contenidos

Organización de la bandeja de entrada

Estrategias para organizar el correo corporativo

El correo es una parte fundamental en el sistema empresarial, por lo tanto, es importante mantener una organización en la recepción y envíos de mensajes. Para mantener un orden es necesario aplicar estrategias como usar reglas y filtros, establecer carpetas por categoría.

Mantener la bandeja de entrada limpia de correos indeseados y aquellos que no aportan nada a la empresa. Establecer un enfoque para cada correo como archivar, borrar y responder. Añadir un sistema de etiquetas como tareas pendientes, reuniones o informes.

También es necesario borrar aquellos contactos que ya no funcionan, actualizar la función de búsqueda. Utilizar respuestas automatizadas y contar con una firma de correo. Hacer limpiezas de manera frecuente y revisar el correo en un lapso de tiempo específico.

Herramientas para gestionar emails de forma eficiente

Revisar el correo dentro de tantos emailes puede llevar mucho tiempo, por lo que existen herramientas que permiten gestionarlo de manera eficiente. Como Sanebox, la cual es una herramienta que ayuda a limpiar el correo, sobre todo cuando se satura de mensajes caducados o no importantes. Permitiendo organizarlo en carpetas y marcarlos como importantes, destacados o archivados.

Drag, es una herramienta que ayuda a que los miembros de un equipo de trabajo tengan acceso al correo corporativo sin iniciar sesión directamente. Ya que se incorpora directamente a la cuenta de email de cada colaborador.

LEER Beneficios del Correo Corporativo para Potenciar tu Negocio

Front, es otra herramienta que ayuda a priorizar tareas, ya que permite que todos los colaboradores conozcan la información que llega directamente a sus correos personales.

Personalización de la bandeja de entrada

Personalizar la bandeja de entrada permite organizar mejor los correos y adaptarse a los gustos y necesidades. Lo primero es elegir un diseño que se adapte a los gustos, puede ser una imagen o color específico.

Los correos electrónicos organizados son más atractivos y mejor para realizar una búsqueda. Para ello es esencial agruparlos en carpetas personalizadas con colores y etiquetas.

Uso adecuado del correo en la comunicación interna

Importancia de la comunicación interna en el correo corporativo

La comunicación interna en el correo corporativo facilita los procesos de la empresa, lo que se traduce en una mejor resolución de los problemas. Y una mayor eficacia en el desarrollo de los equipos de trabajo.

La comunicación es parte vital en todos los procesos, aún más en el área comercial por lo que aplicarla ayuda a aumentar la productividad, genera un sentido de pertenencia a los trabajadores, y genera una mayor transparencia.

Herramientas para mejorar la comunicación interna por correo

Videosconferencias
Redes sociales corporativas
Foros
Encuestas
House Organ
Buzón de sugerencias
Reuniones
Chat interno
Herramientas de ticketing

Errores comunes en la comunicación interna por correo en la empresa

Ignorar las peticiones de los colaboradores
Falta de transparencias en los procesos de comunicación
Comunicación unidireccional
No ser coherente con la información
Información poco entendible
No tener un sistema de respuestas rápidas ante dudas o quejas de los empleados
No crear un diálogo claro
No dar mensajes oficiales
No hacer una segmentación de la información y de los grupos de trabajo
No medir la efectividad de la comunicación interna
No atender las peticiones de los colaboradores
No aprovechar las nuevas ideas que surjan dentro de equipos de trabajo

Consejos para una comunicación interna efectiva mediante el correo

Comunicar mensajes importantes
Crear comunicados cortos y precisos
Añadir un asunto que llame la atención para que todos los empleados puedan verla
Usar un lenguaje formal y con palabras apropiadas
Usar correctamente la dirección de la empresa para que todos presten atención
Añadir la firma de la empresa
Llamar la atención con un mensaje claro y contundente
Planificar de antemano los comunicados
Ser transparente en los mensajes
Crear procesos de comunicación efectivos
Mantener una escucha activa ante las peticiones de los colaboradores
Reconocer los logros y esfuerzo de los empleados
Conocer a cada colaborador e impulsar una mejora continua en los procesos de comunicación

LEER Guía de configuración de correo corporativo

Creación de firmas de correo profesionales

Diseño de firmas profesionales

Las firmas para correos electrónicos ayudan a tener un correo más personalizado y con una imagen profesional. Esta firma se ubica en la parte inferior del correo y se crea a través de un generador de firmas instantáneas.

Solo se debe agregar datos como nombre, domicilio, número de teléfono, dirección de correo electrónico, empresa y título.

Herramientas para crear firmas de correo

Etiqueta en el uso del correo corporativo

Importancia de la etiqueta en el correo empresarial

Las normas de etiqueta en el correo electrónico son importantes porque ayudan a tener un mejor equipo de trabajo. Mejorando en gran medida los procesos de comunicación. Además, que evitan las dificultades que aparecen al no existir una buena comunicación empresarial.

Estas normas se rigen por un buen tono y profesionalismo al momento de redactar un mensaje. Usando palabras respetuosas, claras y entendibles para todos los miembros de la empresa.

Errores comunes en la etiqueta del correo de negocios

Las etiquetas en el uso del correo electrónico para negocios facilitan los procesos comunicativos y favorecen la compresión del mensaje. Sin embargo cuando no cumplen estas reglas puede caerse en los siguientes errores:

Enviar archivos extensos y en varias carpetas
No escribir un asunto claro sino más bien confuso
Dirigirse al destinatario sin un saludo apropiado
Redactar el documento en un tono informal y con faltas de ortografía
Crear textos con formatos poco entendibles
Redactar un mensaje muy extenso y con dificultad para ser leído
Enviar mensajes intrusivos
No hacer una revisión del mensaje escrito
No responder a tiempo los correos electrónicos
Enviar información no calificada

Cómo mejorar la etiqueta en el correo empresarial

Usar una dirección de correo electrónico profesional, simple y con el dominio de la empresa
Manejar información de uso público
Saludar con un tono formal y profesional
Presentarse de manera educada
No utilizar signos de exclamación salvo algunas excepciones
Transmitir un mensaje claro, no muy extenso ni con palabras redundantes
No enviar información confidencial
No transmitir mensajes ofensivos ni en tono de enojo
Antes de enviar hacer una revisión de lo redactado
Adjuntar archivos cuidadosamente y en carpetas comprimidas en caso de ser extensos los adjuntos
Evita mayúscula, caracteres en formato agrandado o una tipografía incoherente
Añadir una firma de correo electrónico
Añadir elementos finales
Enviar mensajes de agradecimiento a clientes o trabajadores por algún evento en particular

Ejemplos de buena etiqueta en el correo laboral

Usar un saludo adecuado, ejemplo:

Estimado (Carlos)
Buenas noches, reciba un cordial saludo
El presente correo es…
Estimados… el presente correo es para notificar…

Para despedir:

Sin más nada que acotar me despido…
De antemano se agradece su atención…

Keila García

Escritora profesional y bloguera experta en redacción SEO. Destaca por su pasión por el marketing digital, sus cautivadoras historias de drama y los cuentos infantiles, integrando estrategias efectivas de SEO en sus escritos, optimizando el contenido para un mayor alcance con la audiencia y conectando de forma efectiva con el público objetivo.